Los paneles de KPI permiten a las empresas mostrar rápidamente datos clave y obtener información necesaria para tomar decisiones empresariales críticas.
Si bien la mayoría de las organizaciones están de acuerdo en la importancia de usar sus datos de manera efectiva, pocas saben cómo diseñar paneles de KPI procesables. En este artículo, cubrimos las reglas de oro y las mejores prácticas para crear paneles de KPI increíbles.
¿Qué son exactamente los paneles de KPI?
Un panel de KPI, también conocido como un panel de negocios o ejecutivo, se modeló originalmente en el panel de un automóvil. Si lo piensa, los tableros de los automóviles están perfectamente calibrados para ofrecerle una visión general de alto nivel de lo que sucede debajo del capó a través de indicadores visuales, como indicadores, íconos y pantallas.
Cuando conduce, realmente no tiene el tiempo ni la capacidad mental para rastrear cada proceso dentro de su automóvil, pero el tablero de instrumentos le brinda un excelente “resumen” de los indicadores clave de rendimiento. De manera similar, cuando está administrando un negocio, no tiene el ancho de banda para monitorear de cerca cada métrica y, francamente, no es necesario. Un panel de KPI sirve para el mismo propósito que uno automotriz: para proporcionarle información sobre el estado de su negocio, departamento o un proceso específico de un vistazo.
Tres tipos comunes de tableros
Panel Operativo
Los tableros operativos están diseñados para rastrear el lado operativo de la empresa. Por ejemplo, un panel de ventas que muestra y visualiza cuidadosamente los datos en torno a varias métricas de ventas, como llamadas realizadas, tratos cerrados, clientes potenciales calificados o citas reservadas, es un gran ejemplo de un panel operativo. Este tipo de tablero casi siempre requiere datos en tiempo real o casi en tiempo real para proporcionar la instantánea más precisa posible.
Tablero de instrumentos estratégico / ejecutivo
Este tipo de panel se beneficiará más de los KPI elegidos con prudencia. Los tableros ejecutivos están diseñados para ser una ventana del equipo ejecutivo en el desempeño de la organización en contra de sus objetivos estratégicos. En la mayoría de los casos, los paneles de control ejecutivos se actualizan periódicamente, es decir, de forma diaria, semanal o mensual. Como una visión general de alto nivel del estado de la empresa, un panel ejecutivo también analiza las oportunidades disponibles para la empresa en ese momento; por ejemplo, esto podría incluir la inclusión de datos sobre el flujo de ventas actual.
Tablero analítico
El tablero analítico podría abordar los datos operativos o estratégicos. Sin embargo, la diferencia aquí es que generalmente proporciona al usuario la funcionalidad de desglose, lo que le permite explorar los datos disponibles sobre la marcha en busca de información más significativa. Si bien es una funcionalidad extremadamente útil, debe usarse con cierta precaución. Tenga en cuenta el público al que va dirigido: solo debe proporcionar esta funcionalidad a los usuarios con conocimientos de datos y que verán el valor agregado. Nunca es una buena idea llenar tu tablero con muchos puntos de datos diferentes con la esperanza de que el usuario final elija lo que necesita, no lo hará.
Métricas de negocios frente a KPI: ¿cuál es la diferencia?
Si bien las personas a menudo piensan que las métricas y los KPI son lo mismo, hay algunos factores importantes que distinguen estos dos tipos de visualizaciones.
OK, entonces, ¿qué es una métrica de negocios?
Una métrica empresarial es una medida cuantificable que se utiliza para rastrear, monitorear y evaluar el estado y la efectividad de un proceso empresarial específico. Se deben emplear diferentes métricas para satisfacer las necesidades de diferentes audiencias. Estas audiencias clave pueden ser inversores, la junta ejecutiva, clientes, mandos intermedios y diferentes tipos de empleados. No necesariamente utilizaría las mismas métricas para cada proceso o área dentro de una empresa.
Si bien es fundamental mostrar las métricas de negocios adecuadas para las partes interesadas correctas, es igual de importante asegurarse de que los usuarios tengan el contexto suficiente para comprender completamente los datos y actuar de manera adecuada. Para un mejor efecto, siempre se recomienda comparar las métricas de negocios con los puntos de referencia u objetivos de negocios establecidos de la industria.
Ejemplos de métricas de negocios: fidelidad del cliente por retención, tasa de abandono, ingresos por ventas, tamaño del margen bruto, índices de productividad, tráfico SEO, sentimiento social, costos generales, pérdidas y ganancias mensuales, conversiones en línea, valor de vida del cliente, etc.
Ahora, ¿qué es un indicador clave de rendimiento (KPI)?
Un KPI es una métrica empresarial medible que evalúa la eficacia con la que una empresa está logrando objetivos comerciales críticos. Los KPI se pueden usar en todos los niveles de una organización para medir y evaluar el éxito al alcanzar objetivos y metas estratégicas. Los KPI de alto nivel generalmente se enfocarán en el desempeño general de una compañía, mientras que los KPI de bajo nivel apuntan a realizar un seguimiento del progreso a nivel de departamento o empleado.
Ejemplos de KPI: costo por cliente potencial, objetivo de ventas, ROI de marketing, crecimiento de las ventas, rendimiento del producto, representante de ventas por ventas, tasa de cumplimiento de objetivos, etc.
¿Cuál es la diferencia entre una métrica de negocios y un KPI?
La diferencia entre una métrica empresarial y un KPI en última instancia se reduce a esto:
Las métricas de negocios se utilizan para rastrear y evaluar todas o cualquier área de negocios
Los KPI se utilizan para evaluar áreas críticas de desempeño.
¿Cómo crear un panel de KPI ganador?
Define tus objetivos y público objetivo
Puede sonar simple, pero definir sus objetivos para su panel de control y determinar la audiencia a la que va dirigida serán los factores determinantes de la efectividad de su panel de control. Antes de continuar con el diseño de su tablero, responda estas tres preguntas muy simples:
¿Quién va a utilizar este panel?
¿Qué información necesitarán?
¿Cuál es la mejor manera de visualizar esta información?
Una vez que tenga respuestas a estas preguntas, tendrá una idea bastante clara de lo que debe incluirse en su panel de control y por qué. Al operar desde este punto de alta visibilidad, podrá seleccionar los KPI más adecuados y organizarlos de una manera que sea fácil de entender y consumir. Sin embargo, si aún no está seguro de qué KPI tienen prioridad, siempre es mejor involucrar a los interesados y resolverlos juntos.
Crea un flujo de datos natural y lógico.
Cuando decida sobre el diseño de su tablero, recuerde el ejemplo del tablero de un automóvil. No todo lo que se muestra en su panel tendrá el mismo nivel de importancia. Determinar el flujo lógico de sus datos es crítico. Imagine que su panel de control es un libro en el que cada KPI representa un nuevo capítulo; organizarlos en el orden correcto es de suma importancia.
Antes de crear el panel, considere la posibilidad de diseñar un mapa mental de sus KPI, detallando el flujo de su información y cómo se conecta a otros gráficos y tablas a su alrededor. Por ejemplo, si tiene la misión de crear un panel de ventas ganador, es probable que desee comenzar desde la cantidad de clientes potenciales generados, seguido por la tasa de conversión de aquellos clientes potenciales que se inscriben en una prueba y, finalmente, la tasa de conversión. de los investigadores que se están convirtiendo en clientes de pago.
Diseña tu panel de control para que sea apetecible.
Los mejores cuadros de mando son intuitivos y fáciles de entender. Si un usuario tarda cinco minutos en descubrir qué es qué, no es un gran panel de control. Los aspectos de diseño, como el tamaño del texto, los colores, la información sobre herramientas, los tipos de gráficos y otros, son extremadamente importantes y no deben elegirse al azar. Para que un tablero de instrumentos sea glanceable (es decir, digestible de un vistazo) debe eliminar las barreras cognitivas (desorden innecesario y gráficos engañosos) y visualizar y etiquetar adecuadamente los KPI o las métricas.
Recuerde que los grandes paneles de control tienen el poder de inspirar acciones y generar cambios: los usuarios deben poder usar los datos que ven para tomar mejores decisiones rápidamente. A veces es suficiente simplemente agregar etiquetas claras a sus visualizaciones, por ejemplo, “Clientes que agregamos a través de marketing” o “MRR This Month vs Goal”. Otra gran manera de hacer que sus tableros sean más efectivos es incluir indicadores procesables, como flechas o agujas.